山东齐鲁联合会计师事务所

审计、验资、咨询业务档案管理规范

第一条  为了搞好审计、验资、咨询业务档案的管理工作，并使之制度化、规范化，根据国家档案管理的有关规定和中国会计师协会的有关要求，制定本规范。

第二条  坚持谁做审计、验资、咨询谁立卷的原则，建立立卷归档工作责任制。立卷归档工作应列入审计、验资、咨询业务计划，由审计、验资、咨询业务组指定专人负责文件材料的收集、整理和立卷工作，做到边审计、验资、咨询、边收集整理，评结卷成。

第三条  审计、验资、咨询业务档案质量的基本要求是完整和精炼。

“完整”的要求是：

(一)每一年度执行项目所形成的审计、验资、咨询业务文件材料，均应收集齐全。

(二)每一审计、验资、咨询业务项目所形成的文件材料，均应收集齐全。

(三)每一案卷重要文件的各种稿本，均应收集齐全。

“精炼”的要求是，在立卷过程中严格按文件材料保存价值决定取舍，应做到：

(一)对审计、验资、咨询业务证明材料，应以审计、验资、咨询业务报告所列问题的需要为标准，区分经过核实和未经过核实、已用作依据和未用作依据，分别加以取舍；与审计、验资、咨询业务报告所列问题无关或未经核实的材料，均不立卷。

(二)对各种审计、验资、咨询业务文书的历次修改稿，除有重要内容的修改稿应立卷归档外，一般修改稿不必归档。

第四条  审计、验资、咨询业务项目确定后，项目负责人应立即制订该项目文件材料的收集整理工作计划，做好准备工作。项目小组组成后，项目负责人是该审计、验资、咨询项目业务档案的第一责任人，具体工作可以指定小组某一成员担任审计、验资、咨询业务档案立卷归档人，在项目负责人的领导下完成档案的立卷归档工作。

第五条  按照边审计、验资、咨询、边收集整理、评结卷成的要求，从确定审计、验资、咨询项目开始，即应对每个审计、验资、咨询业务程序上形成的文件材料，随时加以收集，并存放于事先准备好的该审计、验资、咨询项目文件夹(袋)中，以备整理、选用。

第六条  凡记录和反映审计、验资、咨询小组在履行审计、验资、咨询业务职能活动中直接形成的文件、电报、信函、凭证、笔录的原件及其复制件，以及与审计、验资、咨询业务事项有关的其它文件材料，均属审计、验资、咨询业务档案的收集范围。具体是：

（一）对外签发的审计、验资、咨询报告书、审计、验资、咨询说明、审计、验资、咨询明细表及其它附件。

（二）审计、验资、咨询业务综合类工作底稿

（三）审计、验资、咨询业务操作类工作底稿

第七条  不归档文件材料的范围：

(一)与本项目无关的文件材料。

(二)未用作审计、验资、咨询业务报告所列问题依据的文件材料。

(三)未经领导审阅、签发的未生效的文电草稿和文件的一般修改稿。

(四)审计、验资、咨询业务过程中摘录的供参阅的非取证材料和笔录。

(五)重份文件材料。

第八条  在审计、验资、咨询业务文件材料的整理工作中，应根据文件材料的保存价值及其相互之间的历史联系，并以审计、验资、咨询业务报告所列问题的需要为标准，对需要立卷的文件材料，特别是证明材料，要进行严格的鉴别和挑选；对其中不必立卷归档但有参考价值的文件材料，可作为资料保存。

第九条  按照审计、验资、咨询业务法规、审计、验资、咨询业务取证、文书处理的有关规定，对确定立卷归档的文件材料，应检查有关程序和签批认定手续等是否完备，不符合要求的应予补救。

第十条  以项目为单位进行立卷。一个审计、验资、咨询项目的文件材料应立成一卷或数卷。跨年度结束的审计、验资、咨询业务事项，于审计、验资、咨询业务结束的年度立卷。

第十一条  按单元排列。卷内文件的排列顺序，采用单元排列法。即将需立卷归档的文件材料分为结论性文件、审计、验资、咨询业务综合类工作底稿、审计、验资、咨询业务操作类工作底稿。

第一单元  结论性文件材料，

１、审计、验资、咨询报告对外签发单；

２、审计、验资、咨询报告送达客户签收记录；

３、对外报送的正式审计、验资、咨询报告；

４、对外报送的审计、验资、咨询明细表；

５、对外报送的资产审计、验资、咨询说明；

本单元单独立为一卷，作为永久档案保管。

第二单元  综合类工作底稿

1、基本情况调查表

2、审计、验资、咨询业务约定书

3、审计、验资、咨询业务计划

4、审计、验资、咨询业务总结

5、逐级复核情况

6、委托方及资产占有方提供的与审计、验资、咨询相关的综合性资料

本单元档案作为定期档案保管。

第三单元  操作类工作底稿

按资产负债表顺序依次排列归档。对于底稿较多的子单元可以立成多卷归档。

每个报表项目的底稿按照以下顺序排列归档：

1、审计、验资、咨询业务报告书正文；

2、已审计、验资、咨询的会计报表及会计报表附注；

3、客户管理部门声明书；

4、与客户交换意见记录；

5、审计计划（基本情况表）；

6、审计工作小结；

7、审计业务约定书；

8、其他相关资料。

本单元档案作为定期档案保管。

第十二条  对于上述档案，应保持齐全、完整。对于不适用的审计、验资、咨询项目，应在每卷档案卷首的卷内目录表中标注清楚，。对于未执行的审计、验资、咨询业务程序，应在审计、验资、咨询业务程序表中标注清楚并说明理由。

对于卷内底稿中需要签属姓名、日期、名称、意见等必须签署事项必须签署齐全，不允许空白或简化。

第十三条  以卷为单位，对卷内文件材料逐页在有文字的材料的正面右上角(背面左上角)用阿拉伯数字顺序编写页号。

第十四条  卷内文件目录按卷内文件材料的排列顺序和内容编写：

第一栏，顺序号：以文件材料排列先后顺序逐件填写。

第二栏，字号：填写文件制发机关的发文字号或审计、验资、咨询业务项目底稿索引号。

第三栏，责任者：填写对文件材料的署名者，即对文件材料负有责任的团体和个人。未署名的，应判定责任者。

第四栏，题名：即文件标题或审计、验资、咨询业务事项名称，一般应照实抄录，没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“［］”。

第五栏，日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月的数字右下角加“　”号。

第六栏，页号：填写文件所在起止页号。

第十五条  案卷封面的印制与填写：

(一)“全宗名称”，印制或填写立档单位全称或通用简称。

(二)“审计、验资、咨询业务案卷题名”，即审计、验资、咨询项目名称，按照介词“对”字、被审计、验资、咨询单位名称、审计、验资、咨询事项的时间范围和审计、验资、咨询事项名称的顺序填写。

(三)“审计、验资、咨询业务时间”，填写从审计、验资、咨询项目开始日至审计、验资、咨询报告报出日之间的起止时间。

(四)“审计、验资、咨询业务组负责人”，填写审计、验资、咨询业务组负责人姓名。

(五)“本项目共　卷(第　卷)，填本审计、验资、咨询项目形成的案卷总数，本卷是其中第几卷。

(六)“　年　月至　年　月”，填写本卷文件材料归档时间。

(七)“本卷共　件　页”，填写本卷文件材料的总件数和总页数。

(八)“保管期限”，根据审计、验资、咨询业务档案保管期限表的规定划注。

(九)“归档号”，填写文书处理号。

(十)案卷封面采用国际标准A4规格，250克牛皮纸。

第十六条  备考表的填写；

(一)卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，填写人签名并标注时间。

(二)立卷人：由立卷者签名，并注明日期。

(三)检查人：由审计、验资、咨询业务组或审计、验资、咨询部门负责人签名，并填写检查日期。

(四)立卷时间：填写完成立卷的日期。

第十七条  案卷的装订应注意以下事项：

(一)拆除文件上的金属物。

(二)破损和褪色的文件材料，应进行修补或复制。

(三)文件材料装订部分过窄或有字的，用纸加宽装订；纸面小的，加贴在标准的十六开纸上。

(四)文件材料字迹难以辩认的，应附抄件并加以说明。

(五)文件材料是外文的，应附有中译本。

(六)卷内文件材料，一般不超过二百页为宜，超过的可根据文件材料内容的阶段性分卷装订。

(七)装订时文件的右边和下边要取齐。

(八)装订要牢固、整齐、美观、不丢页、不压字。不损坏文件，不妨碍阅读。

第十八条  对整理好的案卷，在正式装订以前，应由审计、验资、咨询业务组负责人逐卷检查后送档案室，由档案人员按照审计、验资、咨询业务工作检查底稿的规范要求逐卷逐项检查，形成电子版检查底稿，并写出检查小结，将案卷退还该项目负责人补充完善，无法完善的应由项目负责人写出说明。补充完善最多两次，仍达不到存档规范的，档案室拒绝接收，并将拒收情况形成材料报董事长或分管合伙人，计入当年业绩考评档案，按照考评规范予以处罚。

档案立卷检查小结和整改情况形成书面文件，单独立为审计、验资、咨询业务项目检查整改档案。立卷归档后的抽检报告均应形成书面文件归入检查档案，作为业绩考评的原始档案。

第十九条  对立好的案卷由档案部门按有关规定划注保管期限。

第二十条  案卷立好并经验收后，应按规定时间向机关档案室移交。最迟不得迟于项目完成后6个月。

第二十一条  审计、验资、咨询业务文件材料立卷工作完成后，未列入卷内但有参考价值的材料，可由经办单位保存备查；确实不需要保存的文件材料，应登记造册，经批准后销毁。

第二十二条  审计、验资、咨询业务文件材料立卷工作完成后，应同时将该项目的电子文档整理为一个文件夹报档案室保存。

第二十三条  其他未尽事宜，参照文书档案管理规范执行。

第二十四条  本规范自2008年2月25日起执行。

山东齐鲁联合会计师事务所

2008年2月23日