Excel（数据表格工具）和PPT（图形展示工具）是职场人士最常用的两个office工具。

各位职场朋友，你用哪个更多一些？如果你的大部分时间在用Excel，那你用的是工具的工具。是的，工具也有高下。一个最常见的现象是：部下准备了一份Excel工具被上司贴到PPT里向他的上层作演示报告了。

“革命不分贵贱，工作不分高下”。这句话是当官的忽悠人的，好让你永远为他准备Excel。

今天就讲讲这两者的进阶区别，从Excel到PPT对应的进阶关系。

1 从数据到故事

这是从内容上讲的。一个Excel表上有成千上万条数据，甚至一个文件里有好几个附表，中间数据相互引用，公式套公式的。可是，做完这些数据之后，你能提炼出一二句关键讯息吗？

下面这张表是我以前公司的下属发给我的，十个产品，分别有十张附表。我告诉我的下属：将这十张图贴到十张PPT里，然后对每一张图写一个一句话总结，在过去的12个月里，发生在每个产品上的故事是什么？

经过几个来回的讨论与修正，最后我们提炼出了这样一句话：A产品在修正导入轨道之后，单位产出的上升带来毛利的提升。

每个产品都有这样的一个故事，考验的是数据以外的业务分析功力。To excel in Excel（在Excel上很出色）是不够的，得在PowerPoint上让每一个Point都有Power才行。

2 从个人到读者

这是从沟通层面上讲的。很多Excel做得很溜的人会花很多时间去做公式优化，甚至用宏的高级功能做自动化报告。但是，却在一个举手之劳但又很重要的细节上忽略了：用户体验。比如，将小计数加总缩略成一行成为详略可开关的展开收拢模式：将横向的列宽调整一下以便让所有数据放在一帧视窗之中，免去读者拉鼠标去看最右侧的一二行数据；还有将公式的逻辑关系用简单的代数关系列在表头让大家一目了然……

苹果手机的一项改进，让用户开机时就有电量可以用，就这一项小小的改进，让很多用户抛弃了其它品牌转变为果粉。

Excel做的再好，那只是你个人的事，你IQ高。但你能进入PPT的演示情景去构想，比如，先在右上角将所有的缩写或符号解释一下，那你就拥有了一种换位思考的情商能力。

在一个日益强调协作的时代，没有换位思考，基本上是一条腿在走路。

3 从能力到格局

这是从一个人的视野角度讲的。总经理在说，我们的单位成本必须降30%，生产经理便打开Excel一五一十地分析各项费用的性质。这时，我看到总经理非常不屑的神情，毫不客气地打断道：你不用给我看这些数据，我知道你要说什么。我在讲“要还是不要？”，你却在跟我说“能还是不能？”。我要的是格局，不降这30%，明年我们会被竞争对手赶出市场。你这是在能力的范围打转，所以只是跟自己在比，你比昨天的自己提升了10%，又怎样呢？

很多公司在做预算时总是想不通，总部为何大刀一挥，砍个30%之类的。我在子公司做财务总监时也想不通，直到有一天去了总部，做一份给董事会的《竞争对手比较分析》PPT时才搞明白，总部的指令是以市场为标准的。正因为德国公司的固定开销比别人高，我们必须在生产效率上追回来。

顺便说一下，PowerPoint并不是微软自己开发的，而是靠视窗操作系统的用户体验挣了大把的现金买来的。这就是一种商业格局。

当然，不是说Excel不重要，而是要换个思路，用PPT的思维方式去想数据的最终呈现方式。由繁到简，在内容上学会抽取与提炼；由外向内，从读者体验出发去改良格式；由大到小，从对大局的理解出发去布局数据结构。

做Excel，却玩出PPT的power，你离你上司的职位就不远了。